Grunnleggende retningslinjer for innkjøp i rederier

Navigering i innkjøpslandskapet: rederienes krav og sentrale regelverk

Rederienes innkjøpskrav og tilhørende regelverk I den maritime næringen er effektive innkjøpsprosesser avgjørende for å sikre operasjonell effektivitet og sikkerhet om bord på skip. Etterlevelse av ulike standarder og regelverk, inkludert SGIP (Shipping Global Industry Practices), er essensielt. Nedenfor følger sentrale innkjøpskrav som er spesifikke for rederier, med henvisninger til tilhørende regelverk:

Krav i TMSA (Tanker Management and Self-Assessment) Håndtering av kritisk utstyr: Rederier må identifisere og håndtere kritisk utstyr for å sikre tilgjengelighet og beredskap, slik det er beskrevet i TMSA-retningslinjene (TMSA Element 4). Dette innebærer å vedlikeholde sanntidsdata om beholdning og plassering for essensielle artikler om bord. Varsling for kritiske artikler: TMSA krever automatiserte varslingssystemer som gir beskjed når lagernivåene for kritiske artikler faller under forhåndsdefinerte terskler. Dette sikrer rettidig etterfylling og forhindrer driftsforstyrrelser (TMSA Element 4). Automatisk rekvisisjonsfunksjon: Et automatisert system for materiellforespørsler bør generere innkjøpsordrer basert på kriterier som lagernivåer, forbruksrater og leveringstider, og dermed minimere risikoen for tomme lagre (TMSA Element 4). Etterlevelse av IHM (Inventory of Hazardous Materials) Oppfølging og sporing: Etterlevelse av IHM-regelverket krever sporing og registrering av farlige materialer om bord i samsvar med EUs forordning om gjenvinning av skip (EU SRR) og Hongkong-konvensjonen. Innkjøpssystemer bør legge til rette for effektiv håndtering av disse materialene for å oppfylle alle regulatoriske krav. Sporing av flåte-KPI-er Ytelsesmålinger: Nøkkelindikatorer (KPI-er) er avgjørende for å overvåke og forbedre innkjøpsprosessene i skipsfarten. Dette omfatter målinger knyttet til leverandørenes leveringstider, ordrenøyaktighet, kostnadsbesparelser og etterlevelsesgrad. Overvåking av disse målingene gjør det mulig å sette mål og måle ytelse (TMSA Element 4 og Element 9). Maritime innkjøpskrav og tilhørende regelverk Sanntids lagerstyring: Å føre nøyaktige registre over lagernivåer, spesielt for kritiske artikler, er avgjørende for å sikre operasjonell beredskap om bord (TMSA Element 4). Leverandørstyring: Det er avgjørende å vedlikeholde en liste over godkjente leverandører som oppfyller kvalitets- og samsvarsstandarder (ISO 9001:2015). TMSA anbefaler også regelmessige evalueringer av leverandørenes prestasjoner (TMSA Element 4). Miljøregelverk: Overholdelse av miljøregelverk, som MARPOL (Marine Pollution), ved anskaffelse av miljøvennlige materialer er obligatorisk (MARPOL vedlegg V). Sikkerhetsstandarder: Sørg for at alle innkjøpte artikler oppfyller sikkerhetsstandardene fastsatt av Den internasjonale sjøfartsorganisasjonen (IMO), inkludert SOLAS (Safety of Life at Sea). Kostnadskontroll og budsjettering Budsjettallokering: Å tildele budsjetter til skip eller avdelinger og overvåke utgifter er avgjørende for effektiv økonomistyring (ISO 55000). Kostnadssteder: Bruk av kostnadssteder bidrar til detaljert sporing av utgifter for bedre økonomisk kontroll (ISO 55000). Dokumentasjon og rapportering Revisjonsspor: Det må føres fullstendige registre over alle innkjøpsaktiviteter for å legge til rette for revisjoner og sikre åpenhet (ISO 9001:2015). Regelmessig rapportering: Å generere periodiske rapporter om innkjøpsaktiviteter og KPI-etterlevelse er avgjørende for ledelsens gjennomgang og kontinuerlig forbedring (TMSA Element 9). Ved å innarbeide disse innkjøpskravene og tilhørende regelverk kan rederier opprettholde bransjestandarder, sikre operasjonell effektivitet og oppnå regulatorisk etterlevelse. NOZZLEs funksjoner for innkjøpsprogramvare for skip er utviklet spesielt for å møte disse behovene, og gir en komplett løsning for maritime innkjøp som hjelper skip med å navigere i dagens komplekse regulatoriske landskap.